Veřejná správa často řeší digitalizaci ve chvíli, kdy už agenda existuje dlouhé roky v papírové podobě. Královéhradecký kraj se v případě příspěvku na dopravu vydal opačnou cestou — nově zavedenou podporu ro občany spustil rovnou jako digitální službu.
Cílem bylo nabídnout občanům jednoduché a bezpečné podání žádosti a současně vytvořit řešení, které nebude administrativně zatěžovat úřad ani při vyšším počtu žádostí.
Politické rozhodnutí, které vytvořilo novou digitální službu
Zavedení příspěvku na dopravu vzniklo jako nové opatření na podporu obyvatel kraje. Nešlo tedy o převod existující agendy do online prostředí, ale o návrh celého procesu od začátku.
To otevřelo možnost navrhnout službu moderně:
- bez papírových formulářů,
- bez nutnosti osobní návštěvy úřadu,
- s důrazem na jednoduchost pro občana,
- a s automatickým zpracováním dat pro úřad.
Výsledkem je agenda, která je digitální od prvního dne.
Drupal jako základ flexibilního formulářového řešení
Technologickým základem řešení je redakční systém Drupal, který Královéhradecký kraj již využívá pro krajské webové stránky (www.khk.cz) a který umožnil propojit informační obsah s pokročilým formulářovým řešením.
Občan se na stránce žádosti nejprve seznámí s podmínkami programu a následně pokračuje k podání žádosti.
Celý proces je navržen tak, aby byl srozumitelný i pro uživatele, kteří digitální služby běžně nevyužívají.
Formulář je dvoukrokový — po vyplnění údajů následuje kontrolní stránka, kde může žadatel vše zkontrolovat, upravit nebo vytisknout před finálním odesláním.
Ověření identity pomocí NIA
Klíčovou součástí řešení je integrace na NIA (Národní identitní autoritu), která umožňuje přihlášení prostřednictvím Identity občana.
Díky tomu:
- jsou základní údaje automaticky předvyplněny,
- není nutné je opakovaně zadávat,
- výrazně se snižuje chybovost,
- a úřad pracuje s ověřenými daty.
Občan tak žádost vyplní rychleji a celý proces je zároveň bezpečný a důvěryhodný.
Formulář přizpůsobený reálným situacím
Řešení počítá s tím, že žádost může podávat samotný žadatel nebo zákonný zástupce za své děti.
Formulář se podle zvoleného scénáře automaticky přizpůsobuje a umožňuje zadat více žadatelů v rámci jednoho podání.
Na straně úřadu jsou žádosti dostupné v administraci Drupalu a lze je exportovat ve strukturované podobě pro další zpracování nebo kontrolu.
Přínosy digitální agendy od prvního dne
Zavedení nové agendy v digitální podobě přineslo několik zásadních výhod:
- občané mohou podat žádost odkudkoliv bez návštěvy úřadu,
- úřad pracuje rovnou s digitálními daty,
- minimalizuje se množství chyb a doplňování údajů,
- řešení je připravené na další rozšiřování.
Projekt zároveň ukazuje, že pokud je agenda navržena digitálně od začátku, lze výrazně snížit budoucí náklady na její provoz i rozvoj.
Inspirace pro další digitální služby
Zkušenost Královéhradeckého kraje potvrzuje, že nové agendy není nutné přizpůsobovat starým procesům.
Kombinace Drupalu, integrace na NIA a dobře navrženého formulářového řešení umožňuje veřejné správě zavádět nové služby rychle, bezpečně a s důrazem na komfort občana.